Numa sociedade em permanente evolução, prestar um melhor serviço aos clientes e parceiros passa inevitavelmente por conseguir reduzir os tempos de execução das actividades das organizações, adoptando veículos de comunicação que permitam a desmaterialização de processos e a diminuição de burocracias.
Estes desafios levam à aposta em tecnologias de informação como a Gestão Documental e a Gestão de Processos de Trabalho, que permitem obter vantagens como:
- Redução dos prazos de execução das tarefas de trabalho, uma vez que se eliminam os tradicionais circuitos de papel, passando a tramitação documental a ser feita de forma electrónica.
- Diminuição dos tempos de decisão, fruto da recolha electrónica de aprovações e de assinaturas digitais pelos diversos responsáveis.
- Identificação clara do estado em que cada processo se encontra, assim como dos responsáveis das tarefas actuais.
- Registo de todas as entradas, saídas e alterações efectuadas aos documentos, com identificação unívoca dos responsáveis, facilitando a sua rastreabilidade e acesso a toda a informação de histórico.
A I.Zone Knowlegde Systems aposta na implementação de soluções de Gestão Documental e de Workflow sendo Premium Partner do Saperion em Portugal, tecnologia estável e robusta, implementada em mais de 1200 organizações, com funcionalidades adaptadas às necessidades das empresas e dos seus colaboradores.
O Saperion permite a definição de metadata para os documentos, a integração e captura automatizada de documentos digitalizados, indexação dos conteúdos, arquivo com representação hierárquica, consulta e distribuição de documentos, registo de versões, aprovação e publicação, entre muitas outras funcionalidades.
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